Effizient. Systematisch. Nachvollziehbar.
Sicherheit beginnt mit der richtigen Entscheidung.
Automatisierte Prüfprozesse, transparente Freigaben und digitale Nachvollziehbarkeit – mit Compliance Approval.
Flexible Prozesse & Genehmigungen
Antragstypen, Rollen und Genehmigungen frei definieren – automatisch oder rollenbasiert
KI-Erfassung der Stammdaten
Umfangreiches Reporting
Häufige Herausforderungen bei Freigaben und Genehmigungen
Probleme im Freigabeprozess?
Wir haben die Lösung.
Freigaben, Genehmigungen und Prüfungen können zeitaufwendig, fehleranfällig und undurchsichtig sein. Compliance Approval unterstützt Sie nicht nur bei der strukturierten Freigabe von Aktivitäten, sondern kann auch genutzt werden, um:
- Policies & Procedures benutzerfreundlich digital zu verwalten
- Compliance-Richtlinien direkt in digitale Workflows zu integrieren
- Richtlinien und Genehmigungsprozesse einfach und effizient abzubilden
- Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und transparent zu dokumentieren
So werden komplexe Abläufe transparent, nachvollziehbar und leicht handhabbar.
Komplexe Prozesse sorgen für Unsicherheit
Volle Prozesskontrolle
Mit flexiblen Antragstypen und individuell konfigurierbaren Prozessschritten behalten Sie den Überblick – jeder Schritt wird klar definiert und angepasst.
Genehmigungsstufen sind unübersichtlich
Klare Zuständigkeiten
Rollenbasierte, anpassbare Genehmigungsstufen sorgen für klare Zuständigkeiten, automatische Entscheidungen und konsistente Freigabeprozesse.
Wertgrenzen manuell prüfen ist fehleranfällig
Wertgrenzen automatisch prüfen
Daten müssen mühsam gepflegt werden
Automatisierte Prozesse mit KI
… auch für besonders kritische Einsätze geeignet
Für Bereiche mit erhöhten Compliance-Risiken – z. B. Healthcare oder Kooperationen mit Healthcare Professionals – unterstützt unsere Lösung bei der lückenlosen Prüfung, Dokumentation und Genehmigung.
Warum PROXORA Compliance Approval?
Mit Compliance Approval erhalten Sie eine umfassende Lösung, die digitale Prozesse, regulatorische Sicherheit und praxisnahe Anwendbarkeit vereint. Die folgenden Vorteile zeigen, wie Sie Anträge, Genehmigungen und Risiken effizient, transparent und zukunftssicher steuern.
Flexible Antragstypen & Interessenkonflikte
Antragstypen und Prozessschritte lassen sich individuell gestalten – von Zuwendungen, Geschenken, Hospitality, Events, Sponsoring und Spenden bis zu Interessenkonflikten.
Dabei können Anforderungen je Personentyp flexibel berücksichtigt werden, etwa spezielle Fragen für Amtsträger. So bleibt jeder Genehmigungsprozess passgenau, transparent und an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassbar.
Beteiligte sicher prüfen
Alle erfassten Personen, etwa externe Zuwendungsempfänger, werden automatisch gegen interne Sanktionslisten und Compliance-Datenbanken geprüft.
Treffer können im Detail überprüft und vom Antragsteller bestätigt werden, sodass sichergestellt ist, dass keine sanktionierten Personen Zuwendungen erhalten und Amtsträgern der korrekte Personentyp zugeordnet ist.
Self-Service & Anpassbarkeit
Administratoren können Fragebögen, Texte, E-Mail-Templates und Wertgrenzen selbst anpassen. Der grafische Editor ermöglicht flexible Fragetypen, Abhängigkeiten und Risikowerte – Änderungen wirken sich nicht auf bereits eingereichte Aktivitäten aus.
Umfangreiches Reporting
Interaktive Dashboards mit Drilldown ermöglichen detaillierte Analysen zu Aktivitäten und Begünstigten. Alle relevanten Daten sind transparent und nachvollziehbar aufbereitet. Über die PowerBI-Schnittstelle lassen sich Berichte und Analysen nahtlos integrieren.
Compliance Approval Factsheet downloaden & alle Details im Blick haben
Compliance Approval Antworten
Frequently Asked Questions
Sie möchten wissen, wie digitale Approval-Prozesse funktionieren und welche Vorteile sie für Ihr Compliance Management bringen? Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Was ist ein Compliance Approval System?
Ein Compliance Approval System digitalisiert Freigabe- und Genehmigungsprozesse für compliance-relevante Vorgänge. Es sorgt dafür, dass Entscheidungen dokumentiert, nachvollziehbar und regelkonform getroffen werden – etwa bei Spenden, Einladungen, Drittparteien oder Verträgen.
Warum sind digitale Freigabeprozesse im Compliance Management wichtig?
Manuelle Genehmigungen über E-Mail oder Excel führen oft zu Intransparenz, Verzögerungen und unvollständiger Dokumentation. Digitale Freigabeprozesse schaffen Nachvollziehbarkeit, reduzieren Fehler und stärken die Compliance-Sicherheit im gesamten Unternehmen.
Welche Risiken entstehen bei fehlenden oder unklaren Freigabeprozessen?
Fehlende Transparenz kann zu Regelverstößen, Haftungsrisiken oder Reputationsschäden führen. Zudem ist es im Audit-Fall oft schwer nachzuweisen, wer wann was genehmigt hat. Ein strukturiertes Approval-System minimiert diese Risiken durch klare Zuständigkeiten und automatische Dokumentation.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich ein Approval-System?
Typische Use Cases sind: Geschenke und Einladungen, Spenden- und Sponsoringfreigaben, Interessenkonflikte, Vertragsprüfungen oder interne Richtlinien. Kurz gesagt: überall dort, wo Entscheidungen Compliance-relevant sind.
Wie lässt sich ein Approval-Prozess in bestehende Compliance-Strukturen integrieren?
Moderne Systeme bieten Schnittstellen zu Richtlinienportalen, Hinweisgebersystemen oder TPRM-Lösungen. So werden Prozesse nahtlos verknüpft und zentral gesteuert – ohne Mehraufwand für Fachbereiche.
Welche Anforderungen sollte ein gutes Approval-System erfüllen?
Wichtig sind: Benutzerfreundlichkeit, flexible Prozessgestaltung, Audit-Trail, Reporting-Funktion und Datenschutzkonformität. Nur wenn Fachbereiche und Compliance-Teams gleichermaßen effizient arbeiten können, ist der Mehrwert nachhaltig.
Wie kann ein Approval-System die Zusammenarbeit zwischen Compliance und Fachbereichen verbessern?
Ein zentrales Freigabetool schafft Transparenz und Klarheit. Entscheidungen werden schneller getroffen, Rückfragen reduziert und Freigabewege verkürzt – ohne Kontrollverlust für Compliance.
Ist ein digitales Approval-System revisionssicher?
Ja, wenn es die Anforderungen an Dokumentation, Audit-Trail und Datenintegrität erfüllt. Alle Schritte müssen automatisch protokolliert und unveränderbar gespeichert werden, um Prüfungen jederzeit standzuhalten.
Wie aufwendig ist die Einführung eines Approval-Systems?
Das hängt vom Umfang der Prozesse ab. In der Regel lassen sich Standard-Workflows innerhalb weniger Wochen implementieren. Wichtig ist eine gute Vorbereitung: klare Richtlinien, definierte Rollen und abgestimmte Genehmigungspfade.
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Christoph Boosz
Head of Compliance Approval
Peter Thomas
Senior Manager Advisory & Sales
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